La gestione di un progetto di documentazione tecnica

Gestire un progetto di documentazione tecnica non è una cosa banale come molti potrebbero pensare.
Come in tutte le attività, soprattutto quelle di nicchia, si nascondono tantissime sfaccettature che se non vengono prese in considerazione possono creare problemi sul lungo periodo, e si traducono sempre in costi aggiuntivi e non previsti.

Partiamo dal fatto che in molte aziende si tende a demandare tutte le attività a “chi si occupa dei manuali”. Infatti chi deve creare la documentazione spesso è lasciato solo, perché per l’azienda può risultare un’attività secondaria.

In realtà gli attori che devono in un qualche modo occuparsi o interfacciarsi con il reparto di documentazione tecnica sono diversi:

1. Ufficio tecnico – Spesso va avanti per suo conto, senza premurarsi di come organizzare le informazioni che possono servire a qualcuno dopo di lui (leggi redattore tecnico). Ad esempio non si tiene conto di quando sono state introdotte delle modifiche,se ancora devono essere introdotte sui modelli in vendita e su quali matricole. Avere queste e molte altre informazioni organizzate correttamente faciliterebbe il lavoro.
2. Ufficio marketing – Gli allestimenti, le prospettive di vendita in paesi diversi dall’Italia (in quante e quali lingue dovrò tradurre il mio documento?), i nomi commerciali definitivi e altre informazioni devono essere condivise anche con l’ufficio di redazione.
3. Agenzia di traduzione – Un buon rapporto con la tua agenzia di traduzione è fondamentale per definire delle tempistiche e degli importi chiari. Ti permette di avere sotto controllo il progetto e gestire correttamente eventuali modifiche dell’ultimo secondo.
4. Tipografia – Se il documento necessita di essere stampato, i tempi di stampa incidono sulla consegna del prodotto. Un documento bellissimo ma che nessuno può leggere è inutile.
5. Ufficio assistenza tecnica – I colleghi del reparto assistenza, che hanno tutto il giorno contatti con i clienti, si rendono conto se la documentazione è scritta in maniera chiara e leggibile dai feedback che ricevono. Inoltre possono farti presente modifiche e migliorie per migliorarla ulteriormente.
6. Reparto omologazione – Chi si occupa della omologazione, dell’analisi dei rischi e verifica che il macchinario sia conforme, deve essere a conoscenza delle attività successive (spesso contemporanee) alla sua. Tutte le informazioni di sicurezza, i dati tecnici, i pittogrammi e molto altro deve essere poi preso in mano dal redattore e inserito nei documenti.

Come nella maggior parte dei casi, le attività del singolo possono influenzare la buona riuscita di un lavoro in termini di qualità, tempi di consegna e costi. Una buona comunicazione tra i reparti e con i consulenti migliorerebbe sicuramente la situazione.

Mi rendo conto che in una azienda, grande o piccola che sia, sembra molto spesso impossibile far comunicare i vari reparti in maniera chiara al 100%.
Tuttavia, prendendo in prestito il principio di Pareto, si potrebbe cercare, analizzare e risolvere il 20% delle cause che creano l’80% dei problemi, così da migliorare notevolmente la situazione.

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