CMS per la documentazione tecnica

Se dovete scrivere il manuale di riparazione della FORD MODEL T, non avete bisogno di un CMS. Una volta che l’auto è stata progettata, così rimane. Quindi dopo che avrete pubblicato il vostro manuale, non avrà bisogno di aggiornamenti. Se invece vivete come me nel 21°secolo, dove la personalizzazione del prodotto è diventata la regola, allora molto probabilmente un sistema di gestione dei contenuti (CMS) potrebbe esservi utile.

Se sviluppate software, quante volte modificate lo stesso in base alla richiesta del cliente? Quante features sono nascoste e quante sono create ad hoc?
Se producete macchine per l’industria alimentare, quante volte dovete cambiare la vostra documentazione in base all’impianto che state producendo anche se l’80% dei componenti è identico?

Partiamo quindi da un problema. Non solo si deve creare una marea di contenuti, ma devono anche essere gestiti, aggiornati, tradotti, modificati, stampati e pubblicati sul web. Il tutto deve essere fatto nel minor tempo possibile, al costo più basso e senza errori.

Come funziona un CMS (Content Management System)?

Il CMS (Content Management System) non è qualcosa che ti permette di cambiare il layout del tuo documento in poco tempo. O meglio, lo può fare, ma se il tuo obiettivo è quello forse dovresti cercare qualcosa di diverso.
Per capire come funziona un sistema di gestione dei contenuti provo ad utilizzare la metafora dei mattoncini Lego®. Pensate di avere davanti a voi una scatola piena di mattoncini colorati, di diverse dimensioni e con diverse funzioni. Alcuni sono i classici rettangoli e quadrati di diversi colori che userete molto spesso per fare qualsiasi tipo di costruzione (una casetta, un palazzo, un castello). Altri sono più particolari, con forme strane, pallini trasparenti oppure a forma di porta o di fiore, che userete raramente. In ogni caso dentro questa scatola ci sono tutte le “informazioni” (i mattoncini Lego®) che servono per creare qualsiasi edificio (la vostra documentazione), tocca a voi metterle insieme.
Ognuno di questi mattoncini si chiama topic, ed è un contenuto della vostra documentazione. Potete riutilizzarlo quante volte volete, ovunque vogliate, modificarlo, aggiornarlo oppure duplicarlo. Ogni modifica e aggiornamento sarà inserito (se lo vorrete) in tutti i documenti dove questo topic è presente.

Questo chiaramente si traduce in un grande risparmio di tempo e di costi. Non dovrete ricreare contenuti già esistenti e soprattutto non dovrete tradurli nuovamente.
Conclusa la metafora dei Lego® (che spero sia stata efficace), un CMS è anche molto tecnologico e i benefici nel suo utilizzo sono tanti.

I benefici di un CMS

L’impaginazione è automatica
All’inizio di un progetto dovrete realizzare un layout che si sposi con i documenti da pubblicare. Una volta definito, basterà organizzare i contenuti all’interno del CMS ed esportarli. Il documento verrà pubblicato in automatico, comprese le versioni tradotte.

La pubblicazione è multipla.
Non solo pdf ma anche web, scorm e tanti altri formati. Il contenuto dei topic è slegato dalla forma della pubblicazione (Certo deve essere reinterpretato in base all’output di cui si ha bisogno). Inoltre può essere responsive, quindi il contenuto si adatta in base al device sul quale è visualizzato.

Il contenuto parla.
Grazie all’utilizzo dei metadati, ad ogni topic e ad ogni file (immagini, tabelle, dati tecnici,…) possono essere legate delle informazioni che lo definiscono. Ad esempio possiamo decidere che un certo tipo di contenuto debba essere disponibile solo per il “modello A”, venduto in Nuova Zelanda dal 2015 al 2018. Oppure che deve essere inserito solo nei Manuali d’uso e manutenzione e non nei Manuali Officina.

Gestisce i file multimediali.
Se utilizzate video, animazioni 3d o altri tipi di file multimediali, potete inserirli nel gestionale e pubblicarli solo quando il formato lo consente. Sarebbe chiaramente illogico inserire un file multimediale in un Manuale d’uso e manutenzione che deve essere stampato, ma può essere attivato automaticamente nella versione web che andrete a caricare sul sito aziendale.

Gli aggiornamenti possono essere automatici.
Grazie al collegamento con vari tipi di gestionali e con la possibilità di poter leggere dati da file esterni, alcuni contenuti possono aggiornarsi in automatico. Se viene rilasciata una nuova versione di un modello i dati tecnici verranno importati automaticamente. Stessa cosa se si modifica una quota o il nome commerciale del prodotto.

Puoi tenere sotto controllo ogni modifica.
Grazie ad un sistema di Version Control, il CMS permette di sapere quando, come e da chi è stata fatta ogni singola modifica. Chiaramente si ha la possibilità di poter ritornare sempre alla versione precedente.

Un sistema di gestione di contenuti ha veramente tanti benefici. Bisogna stare molto attenti nel capire se è necessario alla propria attività. In generale se si produce per più mercati e il prodotto ha più personalizzazioni, la risposta è si. Non fatevi scoraggiare dai prezzi, esistono tante soluzioni che possono essere modulate in base all’utilizzo che ne dovete fare.

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